会议酒店选择策略详细说明

　　理想的会议效果是所有会议组织者追求的目标。会议组织应为会议的组织提供必要的条件，如资金、人员等。并设定一定的目标，如参加会议的目标群体数量、利润金额、一定的宣传效果等。会议组织者追求的目标是在一定条件下或在一定预算范围内尽较大努力提高会议效果。我们说组织一个会议不是简单的花钱在选择酒店的时候。会议酒店选择策略详细说明:

　　要选择合适的会议场所，需要综合考虑当地可以提供的会议资源状况、会议程序、预计参与人数、参与人员背景、重要会议目的、目标和参与者偏好等因素，选择不同的好方案。会议室的面积和数量会议分为不同的类型，仅此一点就要根据需要进行差异化的选择。组织会议时，首先要确定会议的类型、数量，然后再考虑会议室的类型和面积。例如，有些对话峰会在不同的分场地同时举行，既要考虑峰会适合什么样的会议室，又要考虑会议室的数量。会议室的面积也很重要。需要注意的是，会议酒店经常看客下菜，不按实际容纳人数报告。他们经常在大会上报告，导致会议室在会议期间拥挤。根据会议的类型、与会者的使用语言和具体要求，会议室的配置应考虑其设备，以减少会议组织者自身的工作量。应选择带有相应设备的场地，包括音频、投影仪、同声翻译系统、视频会议系统等。一些特殊设备可以根据会议要求提前租赁。以投影仪为例。现代会议室大多在使用过程中免费提供一般的投影仪。在一般的国际或商务会议中，会议室提供的设备远远不能满足会议的数量和质量要求。此时需要单独租赁，往往需要混合等离子体、液晶或LED显示屏。值得注意的是，在租赁过程中，应对设备的各种功能参数(通常可以咨询专业的会议服务公司，以获得合适的性价比)提出具体要求，否则可能会影响会议的进行。对于会议来说，酒店住宿费可能是主要费用之一，所以对客房有要求。简单来说，就是满足与会嘉宾的用房量和对住房舒服度的需求。寻找专业的会议服务提供商通常可以获得更好的折扣。除了酒店标准、房间类型等因素外，正常的住房费用还与客房内的开放服务项目有关，如客房内的长途通讯、洗涤更换、迷你酒吧饮料、一次性洗涤、互联网、水果提供等服务是否开放。在决定如何差异化地选择之前，会议组织者应该明确酒店应该关闭或开放的服务项目和范围。餐饮和餐饮也是需要考虑的重要组成部分。会议的餐饮主要包括早餐、午餐、饮料和服务费、会场茶歇、社交聚会等。预算要根据不同的组合来实施，经过对比筛选后选择酒店。普通会议的晚餐是午餐，可采用人数预算(自助餐形式)，也可按桌子预算(围桌形式)。若主办方希望自己购买饮料，而不是由餐馆提供，餐馆可收取一定数量的服务费。酒店与交通中心距离会议的参与者来自全国各地。在选择酒店时，一些重大交通中心(机场、火车站)与酒店的距离和两地之间的畅通程度应纳入参考范围。另外，要了解酒店所在地的相关功能设施是否齐全，如商场等。假如参加会议的人大多可以开车去会议的地方，郊区的酒店往往很受欢迎。酒店本身的服务范围和服务质量也是会议组织者参考的要点。成熟的会议酒店往往能够快速了解客户的需求并迅速做出安排。在会议中，安排车辆接送机，为参与者安排停车位等都是常务工作。在决定会议细节的前提下，选择会议酒店，然后制作一份可供比较的酒店清单。在确定了具体的酒店之后，如果条件允许，可以亲自到现场进行检查，做出选择和认定。

　　随着市场供求关系的转变，会议市场也发生了很大的变化，比如政府会议减少，大型国际会议或论坛减少，小型会议、培训等会议增加。笔者认为，除了政策调整的影响，不能排除会议酒店、会议中心等接待能力较强的企业数量急剧增加，瓜分这块蛋糕的因素。因此，如果我们能理性地看待当前和未来会议酒店客户市场的形势，我们就会走出浮躁，探索更实用的商业模式，或者称之为盈利模式。

　　有的酒店客房过多，比如客房500多间，但是会场总面积不是很大。如果客房有股票，可以拿出几个百分点来增加附加值。这叫客房带会场。当然，这就要求酒店做出多样化的产品来满足消费需求，从而达到带动会议的效果，使会场的租金率处于高位。