会议酒店：年终总结会议怎样开才更有效？

　　又到了一年各大公司做年终总结的时候了。年终总结大会虽然形式不一，但都是每一位领导人需要认真面对的。

　　年终总结做的好的，是沉淀智慧，找准方向，提升能力，而做不好的就流于形式，不管是对公司还是个人都产生不了有效价值。那么，如何开好年终总结会议？

　　1 明确会议主题

　　99%的无效会议，都是因为主题不明。就好像你开头方向就走错了，下面所有的讨论都是浪费时间。

　　好的会议主题有一个重要特征，聚焦。

　　既不要总结概括，更不能泛泛而谈，而是聚焦在一件具体的，看得见摸得着的事情上进行讨论。

　　什么叫泛泛而谈？“公司5年战略规划”，“3年长期发展”，这种主题不可能通过一次会议就得出答案。相反这种会议容易让大家没有边界地进行讨论，反而浪费时间。

　　那么如何去解决这个问题呢？很简单，拆分。

　　即，把这些大而空的主题，拆分成一个个明确的小主题，然后分多次会议来讨论。

　　会议主题越具体，参会人员就会越聚焦。记住，不要为了开会而开会。开会的目的是解决特定的问题。

　　2 选对参会人员

　　开会不是人越多越好。

　　很多人觉得头脑风暴，集思广益是一种有效产出思路的好方法。但实际情况却是人越多，能想出的好点子越少。

　　国外有一项研究表明，开会人数超过8人会议效率就会直线下降。较佳人数是5-7人，人太少，意见不充分，思路不开阔；人太多，每个人发言的机会就被压缩，导致一些人开始偷懒，并寄希望于其他人的发言。

　　这里建议：

　　一，老板不要参加讨论型会议。

　　所谓讨论型会议，就是希望通过开会来讨论出特定的解决方案。这种会议老板就不要参与进来。

　　老板的角色，是取舍评估做决定，而不是绞尽脑汁想办法。这种事情，就交给下面的人做。老板只要看结果，而不是搞过程。

　　做老板一定不要事必躬亲，而是大胆放权。这个权，即是管理权，也是讨论权。这样既节省了老板的时间，也能让大家放开胆子去讨论，两全其美。

　　二，找到相关的参会人员。

　　相关有两个含义。首先是责任相关，这个问题谁负主要责任，谁就需要参加。

　　其次是能力相关，这个事情谁有办法来解决，那么他就是必选之人。

　　3 设置全程监督

　　有效的会议，需要设置一名监督者。他的作用有两个，一是修正轨道，当讨论的焦点发生偏移时，及时把大家拉回来。

　　监督者的二个作用，是控制时间。每个议题设置一个讨论的时间范围，一旦发现超时，无论有没有结果，都要停止讨论。

　　4 不忘事后跟进

　　评价一个会议是否有成果，重要标准就是看会议纪要写得好不好。它是上一个会议的终点，也是开启接下来工作的起点。