每到举办年会、开办会议，总要面临会场预定问题。不得不说，会议室是为常见的一种办公场所，它基本上是每一家企业和公司都需要用到的场所。但是，需要举办大型的会议或者是大型的发布会、年会等等，这个时候，就需要找到一个合适的会议场地。那么合适的会议室预定的流程是怎样的？

首先，在预定酒店会议室时首先需要确定会议时间，根据具体时间筛选出符合这个时间段的酒店会议室，和酒店方及时电话沟通，确定时间是否冲突。

然后，地点的选择好是根据与会者的大致情况作出判断，在开会好是符合大多数与会者的需求，不要选择离与会人员太远的地方，这样不利于保证与会人员全数到场。因此在选择酒店的时候时，充分考虑地址的重要性。

其次，在开会需要确定好与会人数的多少，才能对会议室做出合理的安排。根据与会人员的数量来选择合适的会议场地，考虑好会议室的大小是否合理。当人数确定了才能够清晰的知道要预定会议场地的大小才是佳的。

再其次，明确好几个合适的可预订的会场之后，就需要从中间挑选了。那么的附属要求是什么呢？就是会场的尺寸、摆台、形状、层高、音响系统等，确定您对会场的要求，筛选合适的场地。熙林国际会议中心，拥有大大小小场地近十个，厅内自带LED与灯光，每场会议配备专属宴会管家，让您开会省时、省力又省心。

在开会，确定好场地之后，签署预定合同也是一门学问。一定要明确之前所有确定的项目和价格，用白纸黑字吧结算帐号、结算方式和币种写清楚，包括酒店会场的服务承诺，和会场免费配套的设施有哪一些。